机关工作职员礼节和行为规范(4)

通讯礼节则包括接听电话的礼节、收发传真、拨打手机和发电子邮件中的礼节。我们 首先来看接听电话。

　　接听电话前我们要做一些预备工作，包括预备纸和笔用于记录。此外，不能一边吃东西 或喝水一边接听电话。接听电话时还要身体坐直。我们要在铃响三声之内接听电话。假如有 可能，尽量在铃响第二声后接起电话。接听电话时要首先问候对方，报自己姓名和部分。要 留意面带微笑。由于对方会在你的声音里听出你的微笑来的。在记录留言时要记录清楚时 间、地点、事件、联系人姓名以及联系办法等。最后要感谢对方打来电话，等候对方挂断电 话后我们再挂上电话。

　　在收发传真时，要写清楚姓名、公司、部分、地址、传真号码和联系电话等信息。在收 发传真后要及时与对方进行确认。

　　下面我们来谈谈使用手机时的一些礼节。首先，手机不宜挂在腰间或者是挂在脖子上。 男士应当将手机放于西装上衣内侧口袋内。女士应将手机放于包内。在开会时应当将手机设 置为静音或振动。当要与客户联系时，我们应当首先拨打客户的座机，假如不通或者占线， 再拨打客户的手机。通话时要留意时间控制。通话尽量简洁，节省时间。

　　此外，电子邮件的收发也是我们日常工作中常用的沟通方式。我们在发送电子邮件时 要特别留意填写清楚主题,否则我们发送的电子邮件很轻易被误当成垃圾邮件或者病毒被删 除。发送电子邮件，除了留意填写清楚主题以外，还需要在发送前征得对方同意，在发送 后，要与对方进行电话确认。

　　工作礼节--造访礼节

　　造访礼节主要包括先容的礼节、名片的使用和商务造访的礼节。

　　先容的礼节是约见客户时尤其需要留意的，商务礼节中的先容要留意顺序与手势。先容的顺序总的原则应当是“先次后主”，具体来说就是应当先先容年轻的，再先容年长的；先先容职位低的，再先容职位高的；先先容男士，再先容女士。假如需要先容的职员不只一位，先容的时候应当按顺序依次先容。当我们先容的时候，正确的手势应当是手臂打开，手掌向上，五指并拢，用手指指对方是不礼貌的。

　　先容的同时，当有人在商务场合递给你一张名片时，你将怎样做呢？这便是我们要谈到的名片的使用礼节。名片是工作过程中重要的社交工具之一，交换名片时应注重礼节。我们使用的名片通常包含两个方面的意义，一是表明你所在的单位，另一个是表明你的职务、姓名及承担的责任。总之，名片是自己（或公司）的一种表现形式，因此，我们在使用名片时要格外留意。交换名片时，首先我们要预备好名片，名片不要和钱包、笔记本等放在一起，原则上应该使用名片夹；男士要将名片放在上衣口袋内，不可放在裤兜里；女士要将名片放在包内，我们要保持名片和名片夹的清洁、平整。其次要留意递名片的次序，由下级或访问方先递名片，先容时，应先由被先容方递名片；递名片时，应将名片上的文字朝向对方，双手递上名片，说“请多关照”、“请多指教”之类的冷喧语。当我们接受别人递过来的名片的时候，我们必须起身，用双手接受名片。接受名片时，要认真地看一遍对方职务、姓名等，假如碰到难认的字，应马上询问，以免事后读错；不要在名片上面作标记或写字；接受的名片不可往返摆弄；在会议室如碰到多数人相互交换名片时，可按对方座次排列名片；不要将对方的名片遗忘在座位上，或存放时不留意落在地上。此外，交换名片时，应由下级或造访方首先双手持名片由下向上呈弧形递上名片，上级或被访问方双手持名片由上向下呈弧形定名片，双方所持名片上的文字均应朝向对方。

　　造访礼节是工作礼节中非常重要的一项，尤其是对销售职员和有外联工作事宜的同事而言需要特别留意，我们在造访客户时应当留意：

　　1.造访前应与对方预约访问的时间、地点及目的，并将造访日程记录下来。

　　2.事先预备好使用的名片和资料文件等。

　　3.造访时，要留意遵时守约。

　　4.到达客户单位前台时，应先自我先容。“我是同某某先生／女士预约过的中企动力的某某，能否通知一下某某先生／女士”等。

　　5.假如没有前台，应向四周的职员询问。

　　6.假如被访问人繁忙，或先往办理其他事情时，可表示改变其它时间，再来造访。可以说“您现在很忙，那么您看明天某某时间您是否方便？”等。

　　7.如需等候访问人时，可服从访问单位接待职员的安排，在会客室等候。

　　8.看见被访问人后，应起立（初次见面，递上名片）问候。

　　9.如碰到被访问人的上司，应主动起立（递上名片）问候，会谈重新开始。

　　10.会谈时，要留意谈话或发言不要声音过大。

　　11.会谈尽可能在预约时间内结束。

　　12.告辞时，要与被访问人打招呼作别。

　　工作礼节--接待礼节

　　接待礼节包括引领礼节、乘坐电梯礼节和乘车礼节。

　　在走廊引领客户时，我们公司的员工应当走在走廊的左侧，让客人走在走廊的路中心。 同时要遵守“引客在前，送客在后”