[Word ]专业化操作2007文档审阅技巧

　　日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，其他人员就需要在这些文件上进行一些批示、修改。市油脂公司的张洁利用Word2007的审阅工具，通过网络轻松实现了公司“2007年第四季度营销计划书”的文件审批工作，改进了工作流程，大大提高了办公效率。下面我们就来看看她是怎么做的。

　　新旧对比

　　Word2003：审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。

　　Word2007：审阅已经成为一个主要工具，大大增强了功能，可以比较合并不同版本或作者的文档，集成了文档保护功能。

　　在Word2007中，进行文件的审阅工作，主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。

　　共享欲审阅文档

　　由于这几年公司已经建立比较完善的局域网，因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中，这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。在“保存类型”中选择“word97-2003文档（*.doc）”文件格式，单击“保存”按钮即可。

　　小提示：由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档，保存文档时，尽量采用老版本格式，即doc文件类型。

　　专业化的审阅操作

　　当王经理需要审批张洁所报送的文件时，使用Word2007打开共享文件夹中的“2007年第四季度营销计划书”，然后单击菜单栏上的“审阅”菜单，即可弹出“审阅”浮动工具面板，在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了。

　　1.启用修订功能

　　王经理在阅读这个文件过程中，看到一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮，就可以进入文件的修订状态了。

　　在修订过程中，王经理觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击“批注框”按钮，然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令，这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。

　　新特性：相对Word2003来说，Word2007在标记的显示方式上变化很大，Word2003只能够显示“最终状态”、“原始状态”两个选项，而单击Word2007工具面板上的“显示已审阅”按钮，就会列出四种显示方式：显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。其中Word2007 的“显示标记的最终状态”、“显示标记的原始状态”与Word2003的“最终状态”、“原始状态”功能相同，而Word2007新增加的“最终状态”、“原始状态”，能够直接查看文档未修改前或者修改后，且没有显示标记的文档状态。

　　2.通过审阅窗格查看

　　虽然在文件中的所有修改，都会用标记或者批注框予以标志，但是查看起来还是太费劲，而王经理通过审阅窗格，就可以迅速查看对文件的各种修改操作了。启动审阅窗格时，单击工具栏上的“审阅窗格”按钮，然后选择一种显示方式，比如“垂直审阅窗格”选项，即可在右侧的单独窗格中，显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮，就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。

　　3.给修订文档添加保护锁

　　文件修改完毕后，王经理准备将它存放在张洁的共享文件夹中，但是担心被别人恶意修改，怎么办呢？还好Word2007充分考虑到这一点，在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。

　　为文档设置保护密码时，单击“保护文档”按钮，在弹出的“保护文档”任务窗格中，从“编辑限制”下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”选项。然后单击下面的“是，启动强制保护”按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，这样王经理就可以将密码告诉张洁，而其他人在打开这个文件时，由于不知道密码就只能够浏览文档，而无法进行修改。

　　小提示：当需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时，必须先打开文档，然后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮，然后单击弹出任务窗格中的“停止保护”按钮，在弹出的对话框中输入密码，从而取消对文档的保护。

　　设置多种显示方式合并文档

　　由于王经理在文件“2007年第四季度营销计划书”进行了很多修订，内容变化很大，因此张洁需要将这些修订内容与原文件进行比较，同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。

　　比较合并文档时，张洁单击“审阅”工具面板中的“比较”按钮，然后选择“合并多位作者的修订”命令，在弹出的“合并文档”对话框中，单